POP3

Bei diesem Protokoll werden Ihre E-Mails auf Ihren Rechner heruntergeladen und gespeichert. Sie können Ihre E-Mails damit jederzeit auch offline lesen. POP3 ist standardmäßig verfügbar, wenn Sie Ihre Zugangsdaten von uns bekommen haben.

IMAP

Bei diesem Protokoll verbleiben Ihre E-Mails auf dem Server, beim Lesen wird eine Kopie vom Server geladen, die auch offline verfügbar ist. IMAP hat folgende wesentliche Vorteile gegenüber POP3:

Mehrere Endgeräte: Derselbe Account kann von mehreren Endgeräten abgefragt werden, wobei die Stände auf allen Geräten ident sind.

Beispiel: Sie lesen unterwegs die E-Mail eines Kunden auf Ihrem iPhone, beantworten diese und verschieben die gelesene E-Mail und Ihre Antwort anschließend in den entsprechenden Kundenordner. Quasi zeitgleich wird dieser Vorgang auf allen anderen Geräten, auf welchen der Email-Account eingerichtet ist, synchronisiert. Wenn Sie einige Zeit später wieder im Office sind, finden Sie daher beide Emails im entsprechenden Kundenordner im Email-Client Ihres Desktop-Computers (z.B. Microsoft Outlook). Die ursprüngliche Email weist auch dort den Status "gelesen und beantwortet“ auf.

Mehrere Personen: IMAP-Accounts eignen sich sehr gut als Email-Accounts, die von mehreren Personen abgefragt werden sollen (wie etwa „office“, „verkauf“, „support“, etc.).

Beispiel: Ein Kunde sendet eine Produktanfrage an die „office“-Adresse Ihres Unternehmens. Eine Ihrer MitarbeiterInnen beantwortet die Nachricht sofort. Die anderen MitarbeiterInnen Ihres Unternehmens erkennen die bereits erfolgte Erledigung daran, dass die Nachricht bereits des Status „gelesen und beantwortet“ aufweist. Wird die Nachricht in einen Unterordner verschoben, wird auch dieser Vorgang auf allen Clients nachgezogen, die den Account eingerichtet haben.

Verantwortung für die Sicherung liegt bei uns: Auf Ihren Clients befinden sich lediglich Kopien der Email-Nachrichten, die „Originale“ verbleiben auf dem Server. IMAP-Accounts werden in unser Sicherungskonzept eingebunden, darüber hinaus halten wir die vollen Stände der letzten sieben Tage vor.

Beispiel 1: Ihr Tablet-PC, auf dem sich alle Ihre Emails befinden, wird kaputt. Lösung: Sie richten Ihren Email-Account auf einem beliebigen anderen Email-Client ein oder verwenden vorübergehend Webmail.
Beispiel 2: Sie bemerken am Donnerstag, dass Sie am Montag einen Kundenordner mit der Korrespondenz der letzten Jahre endgültig gelöscht haben. In der Regel können wir Ihnen den Kundenordner wiederherstellen.